MyPeopleDoc est le couteau-suisse des entreprises qui veulent simplifier la gestion de leurs documents RH. Ce SaaS permet de stocker, centraliser et partager les documents administratifs des collaborateurs — le tout en conformité avec la législation en vigueur. Sauf que voilà : côté salariés, l’outil peut vite devenir perturbant. C’est pourquoi on vous a préparé le guide complet pour activer, configurer et utiliser MyPeopleDoc comme un(e) pro. Bonus : on vous a même dégotté une astuce pour le remplacer par bien mieux.
MyPeopleDoc : comprendre le coffre-fort numérique RH
« Tout logiciel RH doit être challengé comme un joueur en match. »
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et à qui ça s’adresse ?
Oubliez le folklore des boîtes à archives poussiéreuses et des armoires jurassiques. MyPeopleDoc, édité par PeopleDoc SAS, c’est la greffe digitale dans la paperasse RH : dématérialisation de A à Z, coffre-fort numérique, distribution automatique de bulletins de paie et stockage sécurisé de tout ce qui vous rendait insomniaque côté conformité (source). On parle ici d’un SaaS taillé pour les PME comme pour les ETI (même si certains grands groupes en raffolent en secret). Objectif ? Permettre aux équipes RH de bosser sans se transformer en robots à tampon. Et aux salariés, d’accéder à leurs documents sans appeler mamie pour retrouver une fiche de paie.
Niveau ergonomie, le ressenti divise : certains trouvent ça « fluide », d’autres estiment que l’UX est aussi plaisante qu’une imprimante sans papier (vous voilà prévenus).
Une PME bordelaise a tenté de migrer tous ses contrats historiques en un clic, mais cela a entraîné trois semaines d'attente avec un support technique peu réactif.
Comparatif : MyPeopleDoc, Rippling et Ciel Paye
| Critère | MyPeopleDoc | Rippling | Ciel Paye |
|---|---|---|---|
| UX | Basique (overdose menus) | Moderne mais usine à gaz | Vieillot, Windows XP vibes |
| Tarifs | Sur devis, peu lisible | À partir de 8€/mois/utilisateur | Licence annuelle abordable |
| Intégrations | Limitées (que du RH pur) | Large écosystème SaaS | Fermé, surtout logiciels Sage |
Pourquoi ce SaaS est (trop) souvent cité en RH
- Distribution automatique des bulletins de paie (fini les oublis au coin du bureau)
- Archivage légal ultra-sécurisé (conformité RGPD intégrée… sauf si vous sabotez l’onboarding)
- Centralisation documentaire RH pour audit express
- Partage simplifié employeur/salarié sans perdre un octet
- Réputation béton dans l’écosystème RH français (un must-have ou presque… sauf si l’adoption rate dès la première connexion)
Comment installer et activer MyPeopleDoc ?
Tout commence par une promesse de fluidité… qui se transforme parfois en chasse au trésor numérique. Parce que oui, même pour installer un SaaS RH, il faut battre le terrain comme un coach de district.
Télécharger l’application sur Android et iOS
Le mode opératoire est balisé, mais peut parfois rencontrer des accrocs. Sur Android ou iOS, rendez-vous respectivement sur Google Play ou App Store (et pas l’inverse… sauf si vous adorez les écrans d’erreur). Recherchez "MyPeopleDoc" dans la barre magique, puis cliquez sur « Installer ».
- Lancez votre store préféré (sauf si c’est le lundi matin, où il plantera sûrement).
- Tapez "MyPeopleDoc" sans faute (sinon, vous tombez sur des clones douteux).
- Installez et attendez… parfois plus que la fibre ne le voudrait.
- Option du QR code ? Génial sur le papier — sauf quand il redirige vers un 404 ou votre Wi-Fi d’entreprise fait grève (expérience vécue : trois collègues qui tournent en rond avec leur badge devant l’écran).
Demander et recevoir votre invitation (pas de mail, pas d’accès)
Chez MyPeopleDoc, l’accès nécessite une invitation spécifique. Impossible de créer un compte sans recevoir une invitation par mail de votre administrateur RH. La démarche ? Vous réclamez poliment à votre manager ou RH l’envoi d’une "invitation utilisateur" – et vous priez pour qu’il sache s’y prendre (spoiler : 1 RH sur 4 « oublie » l’étape ou confond avec la newsletter).
Dès réception du mail magique, suivez le lien sécurisé inclus et préparez-vous à affronter l’étape suivante : la création du compte – parce qu’ici rien n’est jamais instantané.
Activer votre compte en 3 étapes chrono
Prêts à commencer ? Le processus est rapide, à condition que le réseau fonctionne correctement.
1. Recevez le mail d’invitation
Ouvrez-le immédiatement avant qu’il ne finisse dans les spams.
2. Cliquez sur le lien d’activation
Ce lien expire aussi vite qu’un ticket resto mal rangé. Ne traînez pas ! Il redirige vers la page web de création du compte.
3. Définissez votre mot de passe
Choisissez une combinaison digne de Fort Knox – pas "azerty2024", merci bien !
Validez tout ça, respirez : vous êtes officiellement onboardé (jusqu’au prochain bug d’accès).
Première connexion et prise en main rapide
« La sécurité est essentielle, mais elle doit être correctement configurée. »
Se connecter au portail web : astuces anti-erreur
La première connexion sur MyPeopleDoc, c’est le test ultime (même pour les RH qui se croient experts). L’erreur 401 ? Le grand classique. On dirait que le SaaS aime voir les utilisateurs tourner en rond comme des hamsters sous caféine.
Checklist anti-plantage avant de cliquer sur "Se connecter" :
- Vérifiez l’URL officielle (aucune extension louche ou .cc inconnue)
- Identifiants saisis sans faute (un accent ou une majuscule qui saute — c’est la porte directe au 401)
- Mot de passe à jour (évitez les copies-collées depuis Word, ça rajoute parfois un espace invisible… oui, ce bug existe encore en 2024)
- Navigateur compatible (Chrome/Firefox récents, Safari fait parfois la diva)
- Cache vidé et cookies propres (sinon vous ressortez le bug du siècle dernier)
Parenthèse technique : la sécurité MyPeopleDoc s’apparente à un cadenas flambant neuf… mais sans configuration sérieuse, c’est aussi perméable qu’un casier de vestiaire oublié ouvert.
Configurer votre profil et notifications (onboarding minimaliste)
Une fois connecté, il est important de configurer correctement son profil pour éviter des problèmes futurs. Zéro personnalisation = tsunami de tickets inutiles.
Renseignez vos coordonnées (pas celles du chat), activez les notifications par mail et SMS (sinon adieu réception des fiches de paie…). Pas besoin d’un doctorat — trois champs à remplir, deux cases à cocher et c’est plié. Mais si vous zappez cette étape, préparez-vous à collectionner les relances RH toute votre carrière.
Naviguer dans le fil d’actualité et l’archivage automatique
Le fil d’actualité affiche en temps réel chaque nouveau document reçu, comme un arrêt maladie ou un bulletin de paie. L’archivage automatique fonctionne dès l’arrivée du doc, horodaté et stocké légalement (pas du Windows 95 qui oublie tout après un redémarrage).
3 hacks pour dompter l’interface :
- Utilisez la recherche par mot-clé pour retrouver une fiche perdue au fond du coffre numérique.
- Consultez le fil d’actu : chaque upload s’affiche avec date/heure, impossible de rater une info RH majeure.
- Activez les alertes e-mail/SMS pour être averti dès qu’un document s’archive. Oui, même pendant vos vacances !
Fonctionnalités clés de MyPeopleDoc pour RH et salariés
Choisir un coffre-fort numérique RH nécessite une analyse approfondie des fonctionnalités. Il faut décortiquer chaque module, traquer la faille comme un arbitre VAR survolté.
Distribution automatisée des bulletins de paie
MyPeopleDoc propulse la distribution des bulletins de paie dans une autre dimension (celle où le RH ne court plus après l’imprimante et le salarié n’attend pas trois semaines son fichu PDF). Le workflow ? Machine huilée, ou presque :
| Étape | Action |
|---|---|
| Génération du bulletin | Import auto du fichier par lot ou API |
| Validation RH | Double-check/contrôle qualité |
| Dépôt sécurisé | Stockage immédiat dans chaque coffre salarié |
| Notification | Mail/SMS envoyé dès disponibilité |
| Accusé de réception | Traçabilité horodatée (audit consultable) |
Le moindre accès, téléchargement ou suppression laisse une empreinte dans le journal d’audit. Si vous cherchez l’anonymat, passez votre chemin !
Partage chiffré des documents administratifs
Le mot d’ordre : garantir une protection maximale. D’un côté, les docs sont chiffrés avec AES (Advanced Encryption Standard – oui, ce n’est pas du mot de passe «1234»). La couche réseau use TLS : personne ne lit vos échanges sauf si vous partagez votre Wi-Fi avec votre voisin parano.
La vérification 2FA ajoute une couche de sécurité avec un code unique envoyé par SMS ou email. Ça impressionne en comité technique… et ça rend chèvre au quotidien quand on oublie son smartphone.
- Chiffrement AES 256 bits (impossible à casser un dimanche soir)
- Connexion protégée par protocole TLS
- Authentification forte (2FA, même pour ceux qui jurent que c’est overkill)
- Accès granulaire : seuls les profils autorisés voient les docs (les autres se cognent une erreur 403 aussi sèche qu’un café lyophilisé)
Gestion des notes de frais et workflows d’approbation
La gestion des notes de frais est essentielle pour éviter des tensions entre collaborateurs et managers. Chez MyPeopleDoc, la fonctionnalité veut vendre du rêve d’automatisation… mais gare aux couacs ! Dépôt numérique du justificatif, notification instantanée au manager puis workflow d’approbation. Si ça coince, c’est souvent côté configuration (parce que configurer un circuit d’approbation RH, c’est plus délicat que monter un meuble suédois sans notice).
Flux de traitement type (checklist implacable) :
- [ ] Dépôt photo/scan justificatif via mobile/web
- [ ] Saisie automatique/montant vérifié par OCR (quand ça marche…)
- [ ] Envoi direct au manager référent (alerte push ou mail sec)
- [ ] Validation/rejet commenté (si non commenté = ticket support assuré)
- [ ] Intégration compta/RH ou export CSV manuel pour les nostalgiques du tableur
- [ ] Archivage automatique et traçabilité réglementaire assurée
Sécurité, stockage et conformité légale
« La sécurité, c’est comme un cadenas sans clé : inutile sans config. »
Cryptage des données (c’est pas du Windows 95)
Chez MyPeopleDoc, les fichiers sont chiffrés en AES 256 bits, garantissant une sécurité optimale. Clé de gestion interne ultra-cadenassée, segmentée par couches d’ACL (contrôle d’accès granulaire : l’apprenti n’a pas la même vue que votre DAF). Double facteur d’authentification systématique – oui, encore ; sinon autant protéger vos fiches de paie avec un post-it. Sans une configuration béton côté admin, tout ce bricolage n’est qu’un cadenas flambant neuf… sans la clé (vous vous rappelez la croyance numéro 2 ?).
Archivage légal et durée de conservation
Conserver les bulletins sur un disque dur ou dans un espace non sécurisé n’est pas recommandé. Ici, archivage sécurisé sur 50 ans (oui, c’est plus long qu’un emprunt immobilier) garanti par CDC. Mais attention : chaque doc a sa date limite – contrat d’alternance ou fiche de paie, pas le même sort !
| Type de document | Durée légale conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie salarié | 50 ans |
| Contrat de travail | 5 ans après départ |
| Contrat d’alternance | 5 ans après fin contrat |
| Avenant/lettre RH | 5 ans |
Tout doc versé est scellé avec horodatage — à moins que l’admin ne décide, par un clic malheureux, d’effacer l’irremplaçable.
RGPD et certification : la promesse tenue
MyPeopleDoc ne se contente pas du blabla marketing : conformité RGPD stricte et certification ISO/IEC 27001:2013 vérifiable noir sur blanc (aucune promesse poudre aux yeux ici !). Ajoutez labellisation HDS pour la donnée santé si besoin — ils ont aligné plus de tampons que l’administration française.
- RGPD validé : process documentés et auditables,
- Certification ISO 27001 (SMSI),
- HDS pour les docs médicaux,
- Authentification forte partout.
Rien à jeter côté conformité :
🔒🔒🔒🔒 (80%)
Troubleshooting et FAQ implacable
« Un SaaS RH fonctionne bien tant qu’il est correctement configuré. »
Comment récupérer un document supprimé ?
- Corbeille fantôme : Certains comptes disposent d’une zone temporaire de suppression (rare, mais vérifiez dans l’interface !). Si le doc n’est pas là, passez à l’étape suivante.
- Ticket direct au support : Le support technique MyPeopleDoc (contact ici) peut parfois sortir un document du néant numérique — si vous expliquez bien la bourde. Patience requise…
- RH à la rescousse : Votre service RH a parfois une copie ou accès administrateur pour ressusciter les docs effacés (enfin, s’ils sont réveillés ce jour-là).
Erreur de connexion : reset de mot de passe express
Procédure en mode urgence :
- Cliquez sur "Mot de passe oublié" sous le formulaire de connexion.
- Saisissez votre e-mail d’accès (pas celui du chat !).
- Ouvrez l’e-mail reçu et suivez le lien pour réinitialiser votre mot de passe (évitez les "password123" et "azerty2020" – sauf si vous aimez vivre dangereusement).
En cas d’absence d’e-mail ou lien qui bug, sollicitez le service client sans attendre (on n’a jamais vu une réinitialisation fonctionner au premier coup un lundi…)
Support et ressources : où taper si ça part en sucette
- FAQ officielle MyPeopleDoc : guides et auto-assistance immédiate (si vous savez lire entre les lignes).
- Support technique/Helpdesk : soumission de ticket technique, suivi incident, docs développeur.
Conclusion : pourquoi MyPeopleDoc, on valide ou pas ?
"Avis tranché, pas de place pour les demi-mesures."
Check-list implacable :
- ✅ Sécurité et conformité béton (ISO 27001, RGPD — ce n’est pas du PowerPoint décoratif)
- ✅ Distribution des bulletins automatisée, zéro excuse pour zapper une fiche de paie
- ❌ UX pataude et onboarding trop sensible à la moindre boulette RH
- ❌ Intégrations tierces limitées : reste dans son couloir RH pur et dur
- ❌ Support parfois aussi réactif qu'un ascenseur en panne un vendredi soir
MyPeopleDoc est recommandé pour ceux qui privilégient la conformité et la sécurité, même si l’expérience utilisateur peut être améliorée. Pour ceux qui veulent du custom ou un support qui répond vite... passez votre chemin.
